為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理、查詢和調(diào)取工作，提升服務(wù)效能，近日，我校繼續(xù)教育學(xué)院有序開展高等學(xué)歷繼續(xù)教育學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作，切實(shí)保障學(xué)籍檔案規(guī)范、安全、便捷管理與利用。
繼續(xù)教育學(xué)院高度重視學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作，專門成立了以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的工作組，多次召開專題會(huì)議，研究部署學(xué)籍檔案電子化工作的具體實(shí)施方案。在學(xué)校相關(guān)部門的全程指導(dǎo)和密切配合下，完成了學(xué)籍檔案信息化工作的市場(chǎng)行情調(diào)研、業(yè)務(wù)流程咨詢、預(yù)算報(bào)價(jià)審批、公開招標(biāo)投標(biāo)、服務(wù)合同審簽等一系列工作。
去年12月份，學(xué)院會(huì)同學(xué)校檔案館、項(xiàng)目實(shí)施單位召開專題部署會(huì)，介紹了學(xué)籍檔案的材料類別，明確了工作流程和實(shí)施步驟，并要求嚴(yán)格按照工作方案穩(wěn)步推進(jìn)。一是按年度、學(xué)生類別（招生/學(xué)籍/畢業(yè)）對(duì)所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范整理，確保檔案順序準(zhǔn)確、分類清晰、資料完整；二是采用專業(yè)掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為PDF+圖片格式電子版，確保電子檔案清晰可讀；三是人工核對(duì)電子檔案與原始文件，確保信息無誤、內(nèi)容完整一致；四是按學(xué)校統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案命名后，上傳至學(xué)校檔案管理系統(tǒng)備份保存，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化集中管理。
學(xué)院采取多項(xiàng)保障措施，保障項(xiàng)目安全、規(guī)范、有序推進(jìn)。一是安排專用場(chǎng)所，明確具體對(duì)接人員，夯實(shí)項(xiàng)目工作人員保密責(zé)任，并對(duì)全流程工作實(shí)時(shí)監(jiān)控；二是嚴(yán)格落實(shí)數(shù)據(jù)備份防護(hù)措施，規(guī)范檔案整理、掃描、校對(duì)和歸檔全流程操作；三是深入項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)，精準(zhǔn)掌握工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決有關(guān)事宜，確保項(xiàng)目高質(zhì)量完成。
目前，該項(xiàng)目實(shí)施已過半，進(jìn)展順利，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，按照合同約定，今年6月底全部完成。
此次信息化建設(shè)以全流程電子化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)線上化為目標(biāo)，嚴(yán)格對(duì)標(biāo)教育部學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)歷電子注冊(cè)及檔案管理相關(guān)規(guī)定，對(duì)高等學(xué)歷繼續(xù)教育學(xué)生從錄取、入學(xué)、在讀、異動(dòng)到畢業(yè)全周期檔案進(jìn)行數(shù)字化重構(gòu)。學(xué)院將以此次學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，不斷提升檔案服務(wù)能力和水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)院學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，讓檔案資源更好地服務(wù)學(xué)校和學(xué)院各項(xiàng)工作的開展。
