為進一步加強學(xué)籍檔案管理、查詢和調(diào)取工作，提升服務(wù)效能，近日，我校繼續(xù)教育學(xué)院有序開展高等學(xué)歷繼續(xù)教育學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作，切實保障學(xué)籍檔案規(guī)范、安全、便捷管理與利用。
繼續(xù)教育學(xué)院高度重視學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作，專門成立了以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的工作組，多次召開專題會議，研究部署學(xué)籍檔案電子化工作的具體實施方案。在學(xué)校相關(guān)部門的全程指導(dǎo)和密切配合下，完成了學(xué)籍檔案信息化工作的市場行情調(diào)研、業(yè)務(wù)流程咨詢、預(yù)算報價審批、公開招標(biāo)投標(biāo)、服務(wù)合同審簽等一系列工作。
去年12月份，學(xué)院會同學(xué)校檔案館、項目實施單位召開專題部署會，介紹了學(xué)籍檔案的材料類別，明確了工作流程和實施步驟，并要求嚴(yán)格按照工作方案穩(wěn)步推進。一是按年度、學(xué)生類別（招生/學(xué)籍/畢業(yè)）對所有紙質(zhì)檔案進行規(guī)范整理，確保檔案順序準(zhǔn)確、分類清晰、資料完整；二是采用專業(yè)掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為PDF+圖片格式電子版，確保電子檔案清晰可讀；三是人工核對電子檔案與原始文件，確保信息無誤、內(nèi)容完整一致；四是按學(xué)校統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案命名后，上傳至學(xué)校檔案管理系統(tǒng)備份保存，實現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化集中管理。
學(xué)院采取多項保障措施，保障項目安全、規(guī)范、有序推進。一是安排專用場所，明確具體對接人員，夯實項目工作人員保密責(zé)任，并對全流程工作實時監(jiān)控；二是嚴(yán)格落實數(shù)據(jù)備份防護措施，規(guī)范檔案整理、掃描、校對和歸檔全流程操作；三是深入項目實施現(xiàn)場，精準(zhǔn)掌握工作進度，協(xié)調(diào)解決有關(guān)事宜，確保項目高質(zhì)量完成。
目前，該項目實施已過半，進展順利，達到了預(yù)期目標(biāo)，按照合同約定，今年6月底全部完成。
此次信息化建設(shè)以全流程電子化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)線上化為目標(biāo)，嚴(yán)格對標(biāo)教育部學(xué)籍電子注冊、學(xué)歷電子注冊及檔案管理相關(guān)規(guī)定，對高等學(xué)歷繼續(xù)教育學(xué)生從錄取、入學(xué)、在讀、異動到畢業(yè)全周期檔案進行數(shù)字化重構(gòu)。學(xué)院將以此次學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作為契機，進一步加強檔案管理工作，不斷提升檔案服務(wù)能力和水平，實現(xiàn)學(xué)院學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，讓檔案資源更好地服務(wù)學(xué)校和學(xué)院各項工作的開展。
